Importar Contactos
Importa a la plataforma okeybot.com tus contactos para que puedas iniciar una conversación con ellos.
¿Qué es la importación de contactos?
La importación de contactos le permite añadir varios contactos a la plataforma subiendo un archivo CSV lleno de filas de contactos. La importación de contactos es útil por las siguientes cuestiones:
Sincronizar la lista de contactos con la plataforma La lista de tacto con la plataforma te ayuda a identificar a los contactos cuando te envían mensajes.
Actualización masiva de contactos en la plataforma Actualice la información de múltiples contactos existentes en la plataforma en lugar de actualizarlos uno por uno.
Iniciar una conversación con el contacto Después de agregar el contacto, puedes iniciar una conversación con tu contacto sin que te envíen un primer mensaje.
El envío del primer mensaje sólo es aplicable para WhatsApp, SMS y correo electrónico, siempre que se añada el número de teléfono o la dirección de correo electrónico del contacto.
Importación de Contactos
El proceso de importación de contactos se divide en 3 partes: Cargar el archivo CSV, asignar y revisar.
Parte 1: Iniciar una importación de contactos
Para importar contactos, debe cargar un archivo CSV. Cada fila del archivo CSV representa un contacto y cada columna representa un campo de contacto.
Paso 1: Navegue al modulo contactos Presione la flecha en el botón AGREGAR CONTACTO y seleccione Importar contactos
Navegue hasta Importar
Datos Alternativamente, inicie una importación en Configuración > Importación de datos y haga clic en el botón IMPORTAR CONTACTOS.
2. Cargar un archivo CSV
Cargue un archivo CSV con los contactos y detalles que desea importar. Asegúrese de que el archivo CSV cumple los siguientes requisitos:
Sólo se aceptan archivos CSV para la importación
El tamaño del archivo debe ser inferior a 20 MB
El archivo debe contener al menos una fila
El archivo puede contener un máximo de 200.000 filas
Se requiere una columna de nombre para añadir nuevos contactos
Al menos una columna debe estar asignada a un identificador (excepto para las importaciones de Añadir todos los contactos a pesar de los duplicados).
Formato recomendado para los números de teléfono: Incluya el signo "+" y el código de país. Por ejemplo, +60189988776
Para ver un ejemplo de archivo CSV rellenado, descargue la muestra haciendo clic en el hipervínculo.
Seleccione el propósito de la importación
Seleccione la finalidad de la importación de este archivo.
| Propósito de importación | Acción |
|---|---|
Agregar nuevos contactos solamente | Añade sólo los nuevos contactos del archivo CSV al área de trabajo. |
Actualizar solo contactos existentes | Actualiza sólo los contactos existentes en el área de trabajo con los valores del archivo. |
Agregar y actualizar contactos | Actualiza los contactos existentes y añade nuevos contactos al espacio de trabajo. |
Agregar todos los contactos a pesar de los duplicados | Todos los contactos del archivo serán tratados como nuevos contactos. Puedes revisar y fusionar los contactos duplicados manualmente en la plataform. |
4. Seleccionar identificador
Seleccione un valor de identificación para reconocer los contactos existentes. El identificador puede ser un número de teléfono o una dirección de correo electrónico. Si el propósito de su importación es "Actualizar sólo los contactos existentes", también puede seleccionar el ID del contacto como identificador.
El valor y el formato del identificador deben ser idénticos en el archivo CSV y en el área de trabajo para que el contacto sea identificado correctamente. Si los valores difieren, el Contacto será tratado como un nuevo Contacto.
Por ejemplo, si un contacto en el área de trabajo tiene el número de teléfono +601010101 pero su número de teléfono en el archivo CSV carece del código de área, se añadirá como un nuevo contacto durante la importación.
5. Agregar etiquetas
Puede añadir etiquetas para todos los contactos que se añadan o actualicen en el área de trabajo. Se generará automáticamente una etiqueta de importación para identificar cada lote de importación. Esta etiqueta puede eliminarse.
Una vez que haya configurado la importación, haga clic en Siguiente.
Parte 2: Asignar cabeceras CSV a campos de contacto
Asigne las cabeceras de las columnas del archivo CSV a los campos de contacto de su espacio de trabajo. Esto determina qué Campo de Contacto se actualizará con los valores de una columna. Si un encabezado de columna en el archivo coincide perfectamente con un nombre de Campo de Contacto (por ejemplo, Número de teléfono), se asignará automáticamente.
Asegúrese de que se asigna el identificador definido. Cada campo de contacto sólo puede asignarse una vez.
Si desea omitir una columna para que sus valores no se importen, desmarque la casilla de verificación situada a su izquierda. Debe seleccionarse como mínimo una columna para proceder a la importación.
No sobrescribir
Para las importaciones de "Actualizar sólo contactos existentes" o "Añadir y actualizar contactos", aparecerá una opción de No sobrescribir en la asignación.
Por defecto, un valor en el archivo CSV reemplazará el valor del campo correspondiente existente en su Espacio de Trabajo.
Si un campo de contacto existente tiene un valor pero los nuevos datos están vacíos, al permitir una sobrescritura se eliminará el valor existente para que quede vacío. Para conservar los valores de los campos existentes y sólo actualizar los campos que están vacíos con nuevos valores, marque la casilla No sobrescribir.
Del mismo modo, las etiquetas existentes serán eliminadas y reemplazadas por nuevas etiquetas por defecto. Para conservar las etiquetas existentes, marque la casilla No sobrescribir para que se conserven y se añadan nuevas etiquetas. Por ejemplo, el contacto A de su espacio de trabajo tiene el correo electrónico contactA@email.com. En el archivo CSV cargado, el contacto A se identifica por su número de teléfono y tiene la dirección de correo electrónico contact123@email.com
Si la casilla no está marcada (por defecto), el valor existente se sobrescribirá y el correo electrónico del contacto A se actualizará a contact123@email.com.
Si la casilla está marcada, el valor existente no se sobrescribirá y el correo electrónico del contacto A seguirá siendo contactA@email.com.
Cuando las columnas hayan sido asignadas, haga clic en Siguiente.
Parte 3: Revisión de importación
El archivo de importación será validado. Los archivos CSV más grandes tardarán más en importarse.
Se informará del número de contactos que se añadirán y actualizarán después de la importación, o que se omitirán debido a errores. Si no hay errores, haga clic en IMPORTAR para continuar.
Las filas con errores no se importarán. Haga clic en "Descargar archivo de errores" para descargar un archivo CSV con una columna "Error" que identifica los errores en las filas originales.
Resuelva los errores descritos en los mensajes de error. Cuando haya terminado, cargue el archivo CSV corregido o vuelva a la Parte 1 para reconfigurar la importación.
Cuando el archivo haya sido validado de nuevo y esté libre de errores, haga clic en IMPORTAR para continuar. Aparecerá un cuadro de diálogo para confirmar que la importación ha comenzado.
La importación puede tardar algún tiempo. Puedes ver su progreso en Configuración > Importación de datos.
Comprobar el resultado de la importación
Se le notificará por correo electrónico y por el centro de notificaciones de la plataforma cuando se haya completado el trabajo de importación.
Puede descargar el archivo de resultados desde el correo electrónico o desde la tabla del historial de importación en Configuración > Importación de datos. Este archivo estará disponible durante 7 días. El archivo de resultados contendrá 2 columnas adicionales: Estado de la importación y Errores.
La columna Estado de la Importación puede tener uno de los 4 estados posibles:
| Estado de importación | Resultado |
|---|---|
Importado | Los contactos se importaron exitosamente |
Actualizado | Los contactos se actualizaron exitosamente |
Omitido | Se ha omitido un contacto en función de la finalidad de la importación (por ejemplo, un nuevo contacto en una importación de Sólo Actualización de Contactos Existentes) |
Error | El contacto no se ha importado debido a un error |
La columna Errores marcará las filas con errores detectados durante la importación. Los contactos de estas filas no se importaron. Para importar estos contactos, resuelva los errores y vuelva a intentarlo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos archivos puedo importar a la vez?
Sólo puede importar un archivo por importación.
¿Por qué no puedo iniciar una nueva importación?
Sólo puede haber un trabajo de importación en curso a la vez. Por favor, espere a que el trabajo de importación se complete antes de iniciar uno nuevo.
¿Qué significa el error "Sesión expirada"?
Dispone de un plazo de 1 hora para proceder a un trabajo de importación. Si una importación no se inicia en el plazo de 1 hora en la fase de revisión, se cancelará automáticamente y tendrá que reiniciar el proceso de importación.
¿Qué ocurre si hay dos contactos con el mismo identificador en el archivo CSV?
Ambas filas de Contactos en el archivo CSV se marcarán en la columna de Errores del archivo de errores. Sus valores no se añadirán ni se actualizarán en el área de trabajo.
¿Qué ocurre si hay dos contactos con el mismo identificador en el área de trabajo?
Si varios contactos comparten un valor de identificador en el Espacio de trabajo (por ejemplo, perfiles de contacto duplicados o una dirección de correo electrónico o un número de teléfono compartidos por dos contactos), se indicará un error en la fila con el mismo valor en el archivo CSV.
¿Son obligatorias las etiquetas para las importaciones de contactos?
No, no lo son. Puede añadir, actualizar y eliminar etiquetas como desee.
En cada importación se generará automáticamente una etiqueta para identificar qué contactos se han añadido o actualizado durante la importación. Esta etiqueta es opcional y puede eliminarse.
¿Por qué algunos contactos existentes no se identifican con el identificador del número de teléfono?
El formato del número de teléfono tiene que ser idéntico en el archivo CSV y en el Espacio de Trabajo para que el número sea identificado. Si el mismo número de teléfono tiene formatos diferentes (por ejemplo, uno carece de código de área), el Contacto existente no puede ser identificado y el Contacto en el archivo será tratado como un nuevo Contacto.
Si está intentando actualizar sólo los contactos existentes, este contacto se omitirá.
Si está intentando cargar nuevos contactos, se creará un nuevo perfil de contacto para este contacto.
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