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Flujos de Trabajo

Ver, configurar y administrar flujos de trabajo.

Llegar aquí

Solo los propietarios y administradores del espacio pueden acceder a este módulo.
Se accede a este módulo desde el menú de navegación lateral en el elemento de menú Flujos de trabajo.
Flujos de Trabajo
El módulo Flujos de trabajo es un generador de flujo de trabajo visual que se utiliza para automatizar procesos. Los flujos de trabajo son lo suficientemente flexibles como para desarrollar la automatización relacionada con los datos de contacto, la mensajería automatizada, la asignación y más. Un solo flujo de trabajo consta de un disparador y uno o más pasos .

Descripción general de los flujos de trabajo

Utilice 🔍 en la parte superior del módulo de flujos de trabajo para encontrar rápidamente un flujo de trabajo.
La página principal del módulo Flujos de trabajo enumera todos los flujos de trabajo existentes.
Página Principal de Flujos de Trabajo
A continuación se muestran las acciones que se pueden realizar en los Flujos de trabajo:

Crear un flujo de trabajo

Para crear un flujo de trabajo:
  1. 1.
    Navegue a la gestión de flujos de trabajo
  2. 2.
    Presione Agregar flujo de trabajo
  3. 3.
    Nombre el flujo de trabajo
  4. 4.
    Presione Crear
Una vez que se ha creado el flujo de trabajo, se abrirá en el generador de flujo de trabajo. Comience a crear el flujo de trabajo seleccionando un activador.
Limitación:
Maximo 50 flujos de trabajo por espacio de trabajo.

Creación de un nuevo flujo de trabajo a partir de una plantilla seleccionada

Para crear un flujo de trabajo a partir de una lista de plantillas:
  1. 1.
    Vaya a la página principal de flujos de trabajo.
  2. 2.
    Haga clic en la flecha desplegable junto al botón AÑADIR FLUJO DE TRABAJO.
  3. 3.
    Seleccione Examinar plantillas.
  4. 4.
    Elija una de las plantillas y haga clic en el botón Usar plantilla.
Se creará el flujo de trabajo preconstruido. Actualice los pasos resaltados en rojo para guardar o publicar el flujo de trabajo.

Guardar un flujo de trabajo

Un flujo de trabajo puede guardarse haciendo clic en el botón GUARDAR de la barra superior del constructor de flujos de trabajo.
Los errores de configuración de pasos deben resolverse antes de poder guardar un flujo de trabajo.

Resolución de errores de flujo de trabajo

Si un paso del flujo de trabajo está configurado incorrectamente, aparecerá el signo ⚠ en la barra superior. Pase el ratón por encima del icono para ver qué Pasos tienen errores de configuración. Haga clic en el Paso en la lista desplegable para identificarlo en el Generador de flujos de trabajo y abrir sus ajustes en el cajón de configuración.

Publicar un flujo de trabajo

Para iniciar un flujo de trabajo, deberá publicarlo. Un flujo de trabajo se puede publicar desde 2 lugares:
Una vez que se publique el flujo de trabajo, todos los contactos que cumplan con los criterios de activación ingresarán al flujo de trabajo. Antes de editar un flujo de trabajo publicado, deberá detener el flujo de trabajo.

Detener un flujo de trabajo

Cuando se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos se expulsarán de inmediato. No se volverán a inscribir en el flujo de trabajo cuando se vuelvan a publicar.
Un flujo de trabajo se puede detener desde 2 lugares:
Una vez que se detiene un flujo de trabajo, se puede editar.

Editar un flujo de trabajo

Los flujos de trabajo solo se pueden editar cuando están detenidos.
La edición de un flujo de trabajo requería ingresar al generador de flujo de trabajo. Puede Abrir en Builder desde el Menú de acciones en Descripción general de flujos de trabajo. Una vez dentro del Workflow Builder, puede editar el flujo de trabajo.

Exportación de un flujo de trabajo

Para exportar un flujo de trabajo, abra el menú Acciones y haga clic en el botón Exportar flujo de trabajo.
El flujo de trabajo se descargará como un archivo JSON.
A continuación, puede importarse a otro espacio de trabajo u organización.

Importación de un flujo de trabajo

Para importar un flujo de trabajo, vaya a la página principal del flujo de trabajo. Haga clic en la flecha desplegable junto al botón AÑADIR FLUJO DE TRABAJO y seleccione Importar flujo de trabajo.
Haga clic en Examinar archivo para seleccionar su flujo de trabajo y haga clic en el botón IMPORTAR.
Para importar su flujo de trabajo con éxito, asegúrese de:
  • El archivo está en formato JSON.
  • Todos los valores del archivo JSON están correctamente listados y formateados.
  • El archivo no puede superar los 400 KB.
  • El archivo no puede contener más de 100 pasos de flujo de trabajo
Al importar, los valores de un Paso de Flujo de Trabajo se eliminarán si no coinciden con los datos disponibles en su Espacio de Trabajo. Por ejemplo, si un paso de flujo de trabajo contiene datos como canales, ID de usuario o equipos que no están en el área de trabajo, estos valores se eliminarán.

Listado de módulos de flujo de trabajo

Columnas de flujo de trabajo
Cada flujo de trabajo tendrá la siguiente información asociada en sus columnas.
Estado del flujo de trabajo
El estado del flujo de trabajo se utiliza para determinar si el flujo de trabajo se esta ejecutando actualmente. Hay tres estados disponibles:
  • Borrador: un flujo de trabajo que nunca se ha publicado.
  • Publicado: un flujo de trabajo que esta implementado actualmente.
  • Detenido: un flujo de trabajo publicado anteriormente que se ha detenido.
Otras columnas
Cada flujo de trabajo tiene columnas adicionales detalladas a continuación
Nombre
Muestra el nombre y la descripción
Publicado por última vez
Muestra el ultimo usuario que lo publicó
Última publicación
Muestra la última fecha publicada
Creado por
Muestra el usuario que lo creó
Fecha de creación
Muestra la fecha en que fue creado
La última columna de la fila flujos de trabajo contiene el menu Acciones. Aquí se pueden realizar las siguientes acciones:
Publicar flujo de trabajo
Sólo se muestra cuando el flujo de trabajo está en borrador o detenido
Detener flujo de trabajo
Sólo se muestra cuando el flujo de trabajo está publicado
Editar nombre/descripción
Permite editar el nombre o la descripción del flujo de trabajo
Abrir en generador
Abre el flujo de trabajo en el Constructor
Clon
Crea un duplicado del flujo de trabajo en estado de borrador
Flujo de trabajo de exportación
Exporta el flujo de trabajo en un archivo JSON
Borrar
Elimina el flujo de trabajo

El generador de flujos de trabajo

Para abrir el Constructor de flujos de trabajo, es necesario crear un flujo de trabajo o editar un flujo de trabajo. El Constructor de Flujos de Trabajo es un editor visual donde se pueden añadir, eliminar y configurar Pasos. Consta de cuatro secciones principales:

La barra superior

La barra superior se utiliza para gestionar los elementos clave del flujo de trabajo, como su nombre, descripción, errores en la configuración de los pasos y estado. Los elementos de la barra superior son los siguientes.
Nombre
Muestra el nombre y permite editar el nombre o la descripción
Indicador de error
Indica un error de configuración de pasos
Botón guardar
Permite guardar el flujo de trabajo
Botón de estado
Permite publicar o detenr el flujo de trabajo

Herramientas de asistencia

Las herramientas de asistencia están diseñadas para ayudarle a navegar por el Lienzo. Incluye 5 herramientas:
  • Acercar.
  • Alejar
  • Volver al 100% de zoom
  • Deshacer
  • Rehacer

Lienzo

El lienzo es la interfaz de arrastrar y soltar que proporciona una visión general del flujo de trabajo. Permite al usuario observar la lógica y la secuencia del recorrido de un Contacto durante un evento. Aquí se llevan a cabo acciones como construir nuevos Pasos, arrastrar o soltar Pasos y conectar Pasos.

Cajón de configuración

Para configurar un activador o un paso, haga clic en el bloque del activador o del paso para abrir su cajón de configuración. Las acciones posibles en el cajón de configuración incluyen:
  • Editar el nombre del Paso
  • Definir la acción del evento de disparo o Paso

Preguntas frecuentes

¿Qué pasará con mis contactos si detengo un flujo de trabajo publicado?
Si se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos se expulsarán inmediatamente del flujo de trabajo. No se volverán a inscribir en el flujo de trabajo si se vuelve a publicar.
¿Por qué el campo de contacto no actualiza las respuestas guardadas?
Las respuestas no válidas, como las respuestas en un formato incorrecto, no se pueden guardar. Especifique claramente un formato de respuesta al hacer una pregunta. Consulte aquí el formato correcto de cada tipo de respuesta.
¿Por qué terminó mi flujo de trabajo antes de que se completara?
Un flujo de trabajo puede finalizar prematuramente por las siguientes razones:
  1. 1.
    El flujo de trabajo se detuvo
    Si se detiene un flujo de trabajo, todos los contactos inscritos se expulsarán inmediatamente del flujo de trabajo.
  2. 2.
    El Contacto cayó bajo la Rama de Fallos y no hubo viaje continuo
    Los contactos pueden caer en una rama de falla si brindan respuestas no válidas o no cumplen con las condiciones especificadas. Si no hay pasos configurados en la rama de fallas, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable configurar los pasos en la Rama de fallas para que los Contactos puedan continuar su viaje si aterrizan aquí.
  3. 3.
    Hacer una pregunta: tiempo de espera
    El paso Hacer una pregunta tiene un período de tiempo de espera predeterminado de 7 días. Si los contactos no responden dentro del período de tiempo de espera definido o predeterminado, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable crear una rama de tiempo de espera y agregar pasos para que los contactos continúen su viaje en caso de que se agote el tiempo de espera. Lea más sobre el paso Hacer una pregunta aquí.
  4. 4.
    Asignar a - Tiempo de espera
    El paso Asignar a tiene un período de tiempo de espera predeterminado de 7 días. Si no se puede encontrar un cesionario que cumpla con la lógica de asignación dentro del período de tiempo de espera definido o predeterminado, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable crear una rama de tiempo de espera y agregar pasos para que los contactos continúen su viaje en caso de que se agote el tiempo de espera. Lea más sobre el paso Asignar a aquí.
  5. 5.
    Condición de la rama - Else
    Los contactos que no cumplan con las condiciones requeridas de una sucursal se incluirán en la sucursal Else. Si no se configuran pasos en esta rama, el flujo de trabajo finalizará. Es recomendable configurar los pasos en la rama Else para que los Contactos puedan continuar su viaje si aterrizan aquí. Lea más sobre los pasos de la rama aquí .
  6. 6.
    Enviar un mensaje: error
    Si no se envía un mensaje por algún motivo (por ejemplo, ventana de mensajería cerrada, problemas de conexión de red), el contacto saldrá del flujo de trabajo.
Si agrego un paso para hacer una pregunta después de que se haya cerrado la conversación (por ejemplo, el paso Cerrar conversación o el activador de conversación cerrada), ¿se volverá a abrir la conversación si el contacto responde?
No, un contacto no volverá a abrir la conversación respondiendo al paso "Hacer una pregunta".
¿Qué sucede si no hay nadie en un equipo de Asignar a?
El Contacto no será asignado y pasará al siguiente Paso. Si no hay ningún paso siguiente, el flujo de trabajo terminará
Si cierro manualmente una conversación con un contacto inscrito, ¿finalizará el flujo de trabajo?
No, el flujo de trabajo continuará incluso si la conversación se cierra manualmente.
¿Qué sucede si un contacto activa más de un flujo de trabajo al mismo tiempo?
Ambos flujos de trabajo se ejecutarán al mismo tiempo.
He actualizado el valor de un campo de contacto, pero se sigue aplicando el valor antiguo. ¿Por qué los flujos de trabajo no aplican el valor actualizado?
Toda la información de los contactos se almacena en la caché durante tres (3) minutos una vez que se activa el flujo de trabajo para permitir un acceso más rápido a los datos. Si un campo de contacto se actualiza manualmente o mediante programación mientras el contacto está todavía en un recorrido de flujo de trabajo, la información tardará hasta tres (3) minutos en reflejarse en el flujo de trabajo. Hasta entonces, se mostrará el valor anterior.
¿Por qué la respuesta del contacto no se guarda en el campo de contacto que he seleccionado?
Podría ser porque el Campo de Contacto elegido en la configuración de Guardar Respuesta no coincide con el Tipo de Pregunta. Asegúrese de seleccionar el campo de contacto correcto para el tipo de pregunta cuando guarde una respuesta. Por ejemplo, si el tipo de pregunta es una fecha, la respuesta no puede guardarse como un campo de contacto diferente, como la dirección de correo electrónico o el número de teléfono.